Conditions Générales de Vente Groupes & Séminaires

1. Prestations

Les prestations composant notre forfait séminaire sont indissociables. Tous nos tarifs sont en Euros TTC. Toute prestation n’entrant pas dans le cadre du forfait sera facturée en supplément selon le tarif en vigueur. Toute prestation non prévue et demandée après la réservation, fera l’objet d’un devis complémentaire qui devra être accepté et qui sera soumis aux présentes conditions générales.

2. Réservation – Acompte

Afin de confirmer toute réservation :

- Le devis devra être signer (avec le tampon de l’entreprise si tel est le cas) avec la mention « Bon pour accord »

- Un versement d’acompte équivalent à 50 % du montant total (TTC) du devis devra être réceptionné par la Châtellerie de Schoebeque soit au maximum 60 jours avant la date de prestation.

- Une empreinte de carte bancaire sera demandé si le solde de la facture est a payer le jour du départ.

- Dans le cas de la création de compte fournisseur avec envoi de facture l’acompte verser doit être équivalent à la totalité (TTC) du devis, et le solde de la facture à payer ne pourra pas excéder 5 jours (au-delà des frais de pénalité de 60€ par jours s’appliqueront).

- Dans le cas où la réservation interviendrait moins de 60 jours avant la date de début de la prestation, la demande d’acompte sera l’équivalent de 100% du montant du devis TTC.

Toute réservation devra être confirmée par écrit (lettre, télécopie ou e-mail) par l’hôtel.

Toute réservation confirmée par le client vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente dans leur intégralité.

Ces conditions de Réservation-Acompte peuvent toutefois être modifiées en fonction du nombre de chambres réservées et/ou des spécificités de la prestation et seront alors indiquées dans le devis.

3. Règlement

Toutes nos factures relatives à votre séjour sont payables dès réception et ne pourront pas excéder 5 jours (au-delà des frais de pénalité de 60€ par jours s’appliqueront).

4. Liste nominative

La liste nominative des clients devra être adressée à l’hôtel 15 jours avant l’arrivée du séminaire/groupe, ce nombre sera retenu comme base de facturation. Sans cette indication, l’hôtel se réserve le droit de baisser le contingent de chambres réservées de 10 % sans préavis.

De plus si dans ce délais le contingent de chambre n’est pas respecté, les chambres seront facturées.

5. Annulation - Report

En cas d’annulation partielle ou totale de la manifestation à moins d’un mois avant la date de la prestation, les acomptes restent acquis à l’hôtel, même en cas de re-location des chambres. Ces délais dépassés, le montant prévisionnel des chambres annulées, non couvert par les acomptes, seront facturé en totalité dans le cas où ces chambres ne seraient pas relouées.

La demande de report devra être explicite et par écrit.

En dessous du délais d’un mois le report est laisser à la charge de l’interlocuteur de la Chatellerie de Schoebeque et devra être confirmé par écrit.

6. Choix des prestations de restauration

Le nombre de couverts pour chaque repas ainsi que le choix des différentes prestations devront être adressés à l’hôtel 7 jours avant la date de la prestation. Le nombre définitif de couverts pour chaque repas doit être communiqué 72 heures à l’avance (du lundi au vendredi inclus) servira de base de facturation.

Il ne peut pas différer de plus de 10% du nombre prévu lors de la réservation. A défaut, la prestation et la facturation seront établies sur les conditions du devis accepté.

7. Facturation

Toute facture individuelle d’extras non réglée par le participant concerné sera imputée sur la facturation principale du séminaire. Pour les prestations non comprises dans le forfait séminaire, une facturation séparée sera établie pour paiement dès réception au prestataire concerné. L’hôtel n’est pas redevable du paiement des prestations qui n’auraient pas été expressément commandées par celui-ci.

8. Organisation du séjour

Les chambres sont disponibles à partir de 15H le jour de l’arrivée et devront être libérées après le petit déjeuner du matin (au plus tard avant 10 heures). Pour toute réservation de groupes, le petit-déjeuner a lieu au buffet entre 07H15 et 10H30.

9. Salles et matériel

Toute salle supplémentaire requise sera facturée en supplément selon nos tarifs en vigueur.

Tout matériel manquant ou détérioré sera facturé sur la base de la valeur de remplacement ou de réparation et payable au fournisseur dès réception de la facture.

Tout aménagement et toute décoration spécifique (drapeaux, logo, signalétique…) sont soumis à l’appréciation et à l’accord préalable de l’hôtel et devront être déposés à l’hôtel au plus tard 48 heures avant la date du début de la manifestation. Si des colis doivent être livrés, le client-organisateur doit en informer l’hôtel au plus tard 7 jours avant la date prévue de livraison. Pour des raisons de responsabilité et de sécurité, toute livraison non annoncé sera systématiquement renvoyée à l’expéditeur.

10. Responsabilité

L’hôtel ou son personnel ne pourront être tenus responsables des pertes ou vols de quelque nature que ce soit, affectant le client-organisateur, les participants ou les visiteurs, sauf dans la mesure où le bien concerné aura préalablement été confié explicitement à la charge de l’établissement contre récépissé régulier.

11. Retard de paiement

Tout retard de paiement par rapport aux conditions définies dans les paragraphes précédents donnera lieu à la facturation d’intérêts de retard sur la base de de 60€ par jours.

12. Droit à l'image

L'acceptation des conditions générales de vente vaut, à défaut d'une information contraire écrite transmise à la Chatellerie de Schoebeque le jour ou au plus tard avant la fin de la prestation, pour autorisation de reproduction et de représentation de photographies et/ou vidéos (en cas de reportage). En conséquence de quoi, le client ou invité autorise la Chatellerie de Schoebeque à diffuser les images prises pendant son activité.

Les images pourront être exploitées et utilisées directement sous toutes formes et tous supports connus et inconnus à ce jour sans aucune limitation de durée (presse, plaquette, affichage, internet, réseaux sociaux,...)pour la promotion des activités de la Chatellerie de Schoebeque. Le client reconnaît être entièrement rempli de ses droits et ne pourra prétendre à aucune rémunération pour l'exploitation des droits visés par ce paragraphe.

13. Logo

Sauf mention contraire explicite du Client, la Chatellerie de Schoebeque se réserve la possibilité d'inclure dans ses réalisations une mention commerciale indiquant clairement sa contrubution. Par ailleurs, le client autorise la Chatellerie de Schoebeque à mentionner son nom et son logo dans les documents commerciaux à titre de références, ainsi qu'à utiliser, à des fins de promotion, les créations et réalisations (type logo) mises en oeuvre pour son compte.

14. Litige

En cas de litige, le Tribunal compétent sera celui du siège social de l’hôtel.

Nota Bene : La demande d’un devis par un organisateur ne constitue aucun lien contractuel entre les parties. La durée de validité des offres, en particulier la tarification, est limitée à 10 jours après l’émission de l’offre.

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